Uilenspel vzw hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij daar mee omgaan. We doen er alles aan om de privacy te waarborgen en houden ons aan de toepasselijke wet- en regelgeving.
Dit brengt met zich mee dat we in ieder geval:
- Gegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
- Verwerking van persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je gegevens gewaarborgd is;
- Geen gegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van jouw rechten en deze respecteren.
Uilenspel vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring vragen hebt of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Uilenspel VZW
Groot Begijnhof 85, 9040 Sint-Amandsberg
Aan wie is deze privacyverklaring gericht?
Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere vrijwilligers, sponsors, gezinnen die begeleiding krijgen of kregen, scholen, andere organisaties waarmee wij samenwerken, deelnemers aan activiteiten en alle personen die belangstelling tonen of toonden voor onze werking.
Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens?
De persoonsgegevens worden door Uilenspel verwerkt voor volgende doeleinden:
- Gegevens zijn nodig om de missie van Uilenspel te kunnen uitvoeren;
- Opvolgen van begeleidingen en registreren van deelname aan activiteiten en vorming;
- Het versturen van informatie over activiteiten via mails en nieuwsbrieven;
- Het bekomen van subsidiëring door de overheid.
In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming heb je steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Om kwaliteitsvolle begeleidingen aan te bieden vragen wij de volgende gegevens:
- Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres;
- Privé contactgegevens: telefoonnummer, e-mail adres;
- Persoonlijke kenmerken: geboortedatum, geboorteplaats, gender en nationaliteit;
- Aanvullende informatie omtrent vrijwilligers (gevolgde opleiding, vorming, beroep en interesses) en gezinnen (gesproken thuistaal, broers en zussen, schoolse noden kind(eren));
- Beeldmateriaal (foto's, video's, opnames, ...) ter promotie van Uilenspel.
We verzamelen enkel persoonsgegevens die de vrijwilligers zelf of de scholen aan ons meedelen via het vrijwilligerscontract of de aanmeldingsfiches.
Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de scholen die de kinderen aanmelden.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen (het vergroten van kansen van maatschappelijk kwetsbare kinderen (gezinnen).
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden.
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:
- Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider (Salesforce));
- Het verspreiden van de nieuwsbrief (Mailchimp) en bevragingen (SurveyMonkey);
- Het versterken van de hulpverlening (OCMW Gent).
- Met externe dienstverleners hebben wij de nodige afspraken om de beveiliging van jouw gegevens te waarborgen zodat gegevens vertrouwelijk worden behandeld.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.
Bewaartermijn
Uilenspel VZW bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).
Uilenspel VZW verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 10 jaar na beëindiging van de samenwerking.
Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik of openbaarmaking.
Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens Uilenspel van gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan (discretieplicht voor vrijwilligers);
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid voor onze database.
Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij jouw gegevens betrokken zijn, dan word je persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.
Jouw rechten
Je hebt recht op:
- inzage en kopie van de gegevens die op jou betrekking hebben;
- verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn;
- verwijdering van de persoonsgegevens die wij van jou ontvangen hebben;
- beperking van gegevensverwerking (indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen).
Tevens kun je bezwaar maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens verwerkt worden. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens via uitschrijfmogelijkheden in nieuwsbrieven).
Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om jouw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Cookies
Onze website gaat cookies bewaren na goedkeuring van de bezoeker. Onze website gebruikt de volgende cookies:
- cookie_technical: Wordt gebruikt om te bepalen of de bezoeker de "Cookie" melding geaccepteerd/verwerkt heeft
- cookie_optional: Wordt gebruikt om te bepalen of de bezoeker de optionele cookies aanvaard heeft.
Indien je als bezoeker akkoord gaat met optionele cookies, dan wordt Google Analytics oa. gebruikt om bezoekersaantallen bij te houden. Google Analytics zal daarom nog extra cookies instellen:
- _ ga: Wordt gebruikt om bij Google Analytics bezoekers te onderscheiden
- _gid: Wordt gebruikt om bij Google Analytics bezoekers te onderscheiden
- _ gat: Wordt gebruikt door Google Analytics om het aantal requests te bepalen / op te vangen
- _ gac_ : Wordt gebruikt door Google Analytics indien u via een "Google UTM Campagne" op onze website terecht gekomen bent.
Voor meer informatie over Google Analytics kan u terecht op de Google Privacybeleid pagina.
Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan kan je hierover contact met ons opnemen.
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
commission@privacycommission.be
Wijzigingen aan onze privacyverklaring
Uilenspel vzw kan haar privacyverklaring aanpassen. De wijzigingen kan je raadplegen op onze website.