Privacybeleid

Uilenspel vzw hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij daar mee omgaan. We doen er alles aan om de privacy te waarborgen en houden ons aan de toepasselijke wet- en regelgeving.

Dit brengt met zich mee dat we in ieder geval:

Gegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
Verwerking van persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je gegevens gewaarborgd is;
Geen gegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt of wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn;
Op de hoogte zijn van jouw rechten en deze respecteren.

Uilenspel vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring vragen hebt of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Uilenspel VZW
Groot Begijnhof 85, 9040 Sint-Amandsberg
info@uilenspel.be

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere vrijwilligers, sponsors en donateurs, gezinnen die begeleiding krijgen of kregen, scholen, andere organisaties waarmee wij samenwerken, deelnemers aan activiteiten en alle personen die belangstelling tonen of toonden voor onze werking.

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens?

De persoonsgegevens worden door Uilenspel verwerkt voor volgende doeleinden:

Gegevens zijn nodig om de missie van Uilenspel te kunnen uitvoeren;
Opvolgen van begeleidingen en registreren van deelname aan activiteiten en vorming;
Het versturen van informatie over activiteiten via mails en nieuwsbrieven;
Het beheer van sponsors, donateurs en giften, en het opmaken van fiscale attesten;
Het evalueren en verbeteren van onze werking en het op lange termijn contact houden met (oud-)deelneemers en (oud-)vrijwilligers, bijvoorbeeld voor een reünie, een getuigenis of het meten van de impact van onze werking;
Het bekomen van subsidiëring door de overheid;
Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (bv. op het vlak van boekhouding, fiscale attesten en de verplichte controle vóór de inzet van vrijwilligers bij minderjarigen).

Wij verwerken deze gegevens op één of meer van de volgende rechtsgronden: jouw toestemming, de uitvoering van een overeenkomst met jou, het naleven van een wettelijke verplichting, of een gerechtvaardigd belang van Uilenspel (zoals de goede werking en organisatie van onze vereniging).

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming heb je steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Om kwaliteitsvolle begeleidingen aan te bieden vragen wij de volgende gegevens:

Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres;
Privé contactgegevens: telefoonnummer, e-mail adres;
Persoonlijke kenmerken: geboortedatum, geboorteplaats, gender en nationaliteit;
Aanvullende informatie omtrent vrijwilligers (gevolgde opleiding, vorming, beroep en interesses) en gezinnen (gesproken thuistaal, broers en zussen, schoolse noden kind(eren));
Beeldmateriaal (foto's, video's, opnames, ...) ter promotie van Uilenspel, enkel met jouw toestemming.

Wanneer je onze werking steunt als donateur of als initiatiefnemer van een actie, registreren wij je naam, telefoonnummer, adres, e-mailadres en gegevens over de ontvangen bedragen, zodat wij je gift correct kunnen verwerken en je op de hoogte kunnen houden van wat jou aanbelangt. Wanneer je een fiscaal attest wenst, verwerken wij daarvoor ook je rekeningnummer, ondernemingsnummer en rijksregisternummer (nationaal nummer); dat laatste vragen wij enkel omdat de wet ons verplicht het aan de fiscus door te geven voor de opmaak van het attest.

Sommige van deze gegevens kunnen gevoelig zijn (bv. nationaliteit of thuistaal, die iets kunnen zeggen over je herkomst, of het rijksregisternummer). Die verwerken wij enkel wanneer dat nodig is en, waar vereist, met jouw uitdrukkelijke toestemming of op basis van een wettelijke verplichting. Voor vrijwilligers die met minderjarigen werken, kijken wij een uittreksel uit het strafregister in zoals de wet dat voorschrijft. Wij bewaren dit document niet; we noteren enkel dat de controle gebeurd is.

We verzamelen enkel persoonsgegevens die de betrokkenen zelf of de scholen aan ons meedelen via het vrijwilligerscontract of de aanmeldingsfiches. Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de scholen die de kinderen aanmelden.

Met wie delen wij je gegevens?

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider (Salesforce));
Het verspreiden van de nieuwsbrief (Brevo) en bevragingen (Microsoft forms);
Het versterken van de hulpverlening (OCMW Gent).

Daarnaast delen wij gegevens met de overheid en subsidie-instanties (voor zover nodig om subsidies te bekomen of te verantwoorden) en met de FOD Financiën (wanneer wij een fiscaal attest voor een gift moeten opmaken).

Met onze externe dienstverleners maken wij de nodige afspraken (verwerkersovereenkomsten) zodat je gegevens vertrouwelijk en veilig worden behandeld. Een aantal van deze dienstverleners kan gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER); in dat geval zorgen wij voor de gepaste wettelijke waarborgen (zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen).

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Hoe lang bewaren wij je gegevens?

Uilenspel vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld.

Gegevens van vrijwilligers bewaren we tot maximaal 10 jaar na het einde van hun engagement, in functie van administratieve verplichtingen, verantwoording en interne rapportage.
Voor voormalige vrijwilligers kunnen we naam en e-mailadres langer bewaren om hen te informeren over activiteiten van Uilenspel, zoals reünies. Dit gebeurt enkel indien zij hiervoor hun toestemming gaven en zich op elk moment kunnen uitschrijven.
Gegevens van kinderen en gezinnen bewaren we enkel zolang dit nodig is voor de begeleiding en de verplichte rapportage. Na afloop worden deze gegevens verwijderd of geanonimiseerd. Voor het op lange termijn evalueren en verbeteren van onze werking kunnen we bepaalde gegevens in gepseudonimiseerde vorm bewaren, beperkt tot wat daarvoor nodig is en met de gepaste waarborgen.
Gegevens van donateurs en sponsors die we wettelijk moeten bijhouden (boekhouding en fiscale attesten) bewaren we gedurende de wettelijke termijn (in de regel 7 jaar).
Het uittreksel uit het strafregister van vrijwilligers bewaren we niet.
Beeldmateriaal bewaren we tot je je toestemming intrekt.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik of openbaarmaking.

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

Alle personen die namens Uilenspel van gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan (discretieplicht voor vrijwilligers);
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid voor onze database en cloudtoepassingen.

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij jouw gegevens betrokken zijn en dit een hoog risico voor jou inhoudt, dan word je persoonlijk verwittigd.

Jouw rechten

Je hebt recht op:

inzage en kopie van de gegevens die op jou betrekking hebben;
verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn;
verwijdering van de persoonsgegevens die wij van jou ontvangen hebben;
beperking van gegevensverwerking;
bezwaar tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens verwerkt worden (zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je gegevens, bv. via de uitschrijfmogelijkheid in onze nieuwsbrieven);
overdraagbaarheid van je gegevens in een leesbaar formaat;
het intrekken van een eerder gegeven toestemming, op elk moment.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om jouw rechten uit te oefenen.

Cookies

Onze website gaat cookies bewaren na goedkeuring van de bezoeker. Onze website gebruikt de volgende cookies:

cookie_technical: Wordt gebruikt om te bepalen of de bezoeker de "Cookie" melding geaccepteerd/verwerkt heeft
cookie_optional: Wordt gebruikt om te bepalen of de bezoeker de optionele cookies aanvaard heeft.

Indien je als bezoeker akkoord gaat met optionele cookies, dan wordt Google Analytics oa. gebruikt om bezoekersaantallen bij te houden. Google Analytics zal daarom nog extra cookies instellen:

_ ga: Wordt gebruikt om bij Google Analytics bezoekers te onderscheiden
_gid: Wordt gebruikt om bij Google Analytics bezoekers te onderscheiden
_ gat: Wordt gebruikt door Google Analytics om het aantal requests te bepalen / op te vangen
_ gac_ : Wordt gebruikt door Google Analytics indien u via een "Google UTM Campagne" op onze website terecht gekomen bent.

Voor meer informatie over Google Analytics kan u terecht op de Google Privacybeleid pagina.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan kan je hierover contact met ons opnemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel.: +32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wijzigingen aan deze privacyverklaring
Uilenspel vzw kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie vind je steeds op onze website.

Laatst bijgewerkt: 18 augustus 2026