Ons geheim wapen: vrijwilligers met expertise

Vrijwilligerswerk is allang niet meer enkel ‘een paar uur helpen waar nodig’ (ook heel erg waardevol, trouwens!). Steeds vaker zetten professionals hun expertise in om non-profits naar een hoger niveau te tillen. In dit interview gaan we in gesprek met Emiel Benoit, die ons als vrijwilliger heeft begeleid in onze digitale transformatie. Hoe maken professionals zoals Emiel het verschil voor een vzw? En wat valt er te winnen voor de vrijwilliger zelf? Ontdek hoe expertise-vrijwilligers gamechangers kunnen zijn voor non-profits zoals de onze! 🚀

Jasmijn: In oktober 2021 kregen we een mail binnen van een zekere Emiel Benoit met de vraag of we met Microsoft werken en of we hier hulp bij kunnen gebruiken. Ik herinner me nog de enthousiaste reactie van mijn collega Nina bij het lezen van de mail: "Een Microsoft consultant die zijn diensten aanbiedt als vrijwilliger? Net nu we de overstap aan het maken zijn van Google naar Microsoft?" Too good to be true, right? En toch, meer dan drie jaar later ben je er nog steeds. We hebben al een heel parcours afgelegd samen. Laten we beginnen bij het begin. Emiel, wat bracht je ertoe om je expertise aan te bieden aan Uilenspel?

Emiel: Na enkele jaren in de IT-consultancy had ik de behoefte om mijn kennis in te zetten voor een vrijwilligersopdracht. Ik wilde iets doen voor een organisatie die met beperkte middelen werkt en niet altijd de nieuwste technologieën kan bijbenen. Uilenspel kwam op mijn pad doordat ik me een voormalige collega herinnerde die er ooit als vrijwilliger werkte.

Het idee om mijn expertise in Microsoft 365 in te zetten en tegelijkertijd ruimte te krijgen om nieuwe dingen uit te proberen, voelde als de perfecte match voor mij

Jasmijn: De perfecte match, inderdaad. Hoe voelde het om precies op het juiste moment aan boord te komen, net toen Uilenspel overstapte naar SharePoint?

Emiel: Dat was eigenlijk een geluk bij een ongeluk! Ik had net contact gehad met een andere Gentse non-profit die overstapte naar Google Suite, maar dat was niet mijn voorkeur gezien mijn Microsoft 365-achtergrond. Toen ik bij Uilenspel aanklopte, was het precies het juiste moment: Uilenspel had net gekozen voor een 'cloud first'-aanpak en was overgestapt naar Microsoft 365. Dit gaf me de kans om mijn SharePoint-ervaring in te zetten en de organisatie te helpen bij het opzetten van een stevige digitale omgeving.

Jasmijn: Wat is het meest uitdagende aspect van je werk bij Uilenspel?

Emiel: Het vinden van de juiste balans tussen mijn animo voor nieuwe technologieën, het enthousiasme van de organisatie en de beperkte tijd die ik heb. Gelukkig zijn er ook andere vrijwilligers die hun expertise delen, zodat ik me volledig kan concentreren op de Microsoft 365-stack, terwijl anderen zich bijvoorbeeld met de website of het ledenportaal bezighouden.

Jasmijn: Waar ben je het meest fier op van alle zaken die je voor Uilenspel hebt gedaan?

Emiel: In de technische hoek ben ik trots op hoe we de volledige Microsoft 365-omgeving onder controle hebben. We hebben SharePoint, OneDrive, Microsoft Teams, het delen met externen, mobiele apparaatbeheer en conditional access volledig geïntegreerd. In de persoonlijke hoek vind ik het prachtig om te zien hoe de basisvragen bijna volledig verdwenen zijn, iedereen zijn eigen manier heeft gevonden om met de systemen te werken, en jij, Jasmijn, nu zelfs in staat bent om andere medewerkers te ondersteunen. Daardoor kunnen we in onze vergaderingen nu echt vooruitkijken naar toekomstplannen en de 'nice-to-haves'.

Jasmijn: Welke uitdagingen ben je tegengekomen tijdens je werk bij Uilenspel, en hoe heb je die overwonnen?

Emiel: Toen ik begon, was Uilenspel net overgestapt naar SharePoint, maar de opzet was niet helemaal duurzaam en niet klaar voor de groei van de organisatie, laat staan voor het werken op afstand. De medewerkers waren net meegenomen in een SharePoint 2.0-traject kort na mijn introductie. Het was dus vooral het helpen om die basis op een meer robuuste en toekomstbestendige manier op te zetten.

Jasmijn: Heb je tijdens je tijd bij Uilenspel nieuwe vaardigheden of inzichten opgedaan?

Emiel: Ja, absoluut. Nu de basis goed staat, zijn jij en ik meer bezig met toekomstgerichte oplossingen. We werken aan het beheer van apparaten via Microsoft Intune en onderzoeken integraties met CRM-pakketten. Dit biedt me de kans om mijn kennis verder uit te breiden en me te verdiepen in nieuwe ontwikkelingen in de IT-wereld.

Als ik zie wat deze focus op digitale transformatie doet, kan ik niet anders dan denken dat er nog tal van organisaties een groot sprong kunnen maken. Zo ben ik voorzichtig een bijberoep aan het starten om organisaties, zoals Uilenspel, te begeleiden in een digitale vooruitgang én alle mogelijkheden van Microsoft 365 optimaal te benutten.

Jasmijn: Wat zou je willen dat anderen weten als ze overwegen om vrijwilliger te worden bij Uilenspel?

Emiel: Dit is niet mijn eerste vrijwilligersfunctie als IT’er, maar de samenwerking bij Uilenspel is echt bijzonder. Ik kan mijn eigen engagement bepalen, en het wordt op een professionele manier opgevolgd. In het begin hadden we om de twee weken een overleg, in een team van drie. Nu is dat eens per maand, jij en ik. We doen een follow-up van openstaande taken en bepalen wie welke taak op zich neemt. Tussendoor stel je vragen in de chat, die meestal snel kunnen worden opgelost. Het is altijd een plezier om met de gedreven mensen van Uilenspel te werken. Jullie zijn zo dankbaar voor de bijdrage die ik lever.

Jasmijn: Dat enthousiasme geldt in beide richtingen. Je passie en gretigheid om nieuwe dingen te testen en te implementeren werken aanstekelijk. Dat je daar altijd een streepje humor aan toevoegt, maakt het des te plezanter om samen aan projecten te werken. Zelfs je workshops voor het Uilenspelteam blijven niet gespaard van mopjes. De kunst om droge materie smakelijk te brengen, heb je onder de knie. Houden zo! 😊